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Software de coworking: 7 razones por las cuales necesitas un sistema de gestión amigable en tu lugar de trabajo

Igor Dzhebyan

¿Estás interesado en el uso de un software de coworking, pero no estás seguro si un app de gestión de espacio de trabajo es una inversión valiosa? Si has estado trabajando en el negocio de renta de espacio de coworking por algún tiempo, entonces probablemente ya conoces muchos de los desafíos. Gestionar un espacio de coworking involucra mucho trabajo, incluyendo:

  • planificar y optimizar espacios de coworking,
  • mejorar tu marca de coworking,
  • atraer audiencias,
  • construir una comunidad colaborativa,
  • procesar pagos,
  • gestionar comodidades, etc..

Algunos de los deberes de rutina mencionados evitan a los mánageres de los espacios de coworking que se enfoquen en lo principal de sus negocios – construir una vibrante comunidad de coworking e inspirar lealtad a la marca. Según aumente la demanda para los espacios de coworking, los mánageres encontrarán difícil encontrar tiempo para todo. Aquí es donde entra el software de coworking.

En esta publicación te comentaré los beneficios de usar un software de gestión de espacio de coworking y te mostraré cómo puedes mejorar las operaciones en tu lugar de trabajo. Solo entonces podrás determinar si un sistema como andcards es una buena inversión en la que vale la pena gastar dinero para implementarla.

#1. El software de coworking te ayuda a automatizar las reservas de salas de reuniones

Este es quizás uno de los beneficios más importantes de usar un software de gestión de espacio de coworking, el poder liberar a los mánageres de la ardua tarea de manejar las reservas y revisar los horarios para evitar las sobrereservas. Esto les da más tiempo para hablar con los clientes y planificar eventos promocionales para la comunidad coworking.

Por supuesto, el uso de un software de coworking no solo beneficia a los mánageres, las ventajas también se extienden a los residentes del espacio de coworking. Por un lado, un software hace que la reserva de salas de reuniones sea una experiencia rápida y perfecta. Por ejemplo, el software de coworking de andcards viene con un app móvil en la cual los clientes pueden iniciar sesión y crear reservaciones a su conveniencia.

En otras palabras, tus miembros no tienen que venir al espacio o contactar al mánager, lo único que tienen que hacer es abrir el app de coworking de marca blanca en sus teléfonos y reservar una sala desde cualquier lugar de la Tierra. Incluso pueden pagar por su reservación con créditos o tarjetas.

#2. El software de coworking ayuda a automatizar los planes de la membresía

Con el software de coworking los mánageres de la comunidad pueden olvidarse de las hojas de cálculo y otras soluciones de entrada manual de datos que son tradicionalmente usados para gestionar planes de membresía. Todo puede ser automatizado desde rastrear el uso de las salas de reuniones y espacios de la oficina hasta asignar horas gratuitas para que los clientes la repitan.

El software de gestión de espacio de coworking también puede ayudar a los mánageres a comprender cómo usan los miembros los diferentes espacios en la instalación de coworking. Esto proporciona una mejor visión sobre cómo reducir los cuellos de botella en operaciones, identificar elementos poco utilizados y reemplazarlos con algo que la comunidad quiera o necesite.

#3. El software de coworking ayuda a emplear un branding claro y consistente

El uso del app de gestión de coworking permite a los negocios adoptar una estrategia de branding consistente en todos los puntos de interacción con los clientes – logo, página web, apps móviles, exhibición de la sala de reunión, etc. Esto hace que sea más fácil para los espacios de coworking reforzar sus marcas y prevenir la confusión entre los clientes. Imagina lo terrible que sería para los clientes si tu página web tuviera un logo o tema diferente en el calendario de reservas de las salas de reuniones. Aun así, es un error común y te puede costar mucho.

En una encuesta realizada por Lucidpress (una empresa de software de publicación), ellos descubrieron que un branding consistente ayuda a mejorar las ganancias en un 23 por ciento. Los negocios que emplean un branding consistente tienen más posibilidades de ser recordados a comparación de los que tienen una mala presentación de marca. Esto no es una gran sorpresa, considerando que presentar el mismo logo a los clientes ya sea en el app móvil o en las tarjetas de negocio hace que las empresas se vean con mejor reputación que sus competidores.

Los software de coworking como andcards proporcionan a los negocios de coworking acceso a apps móviles con marca (iOS/Android). Estos elementos se encargan de asegurar un branding consistente y literalmente colocan el espacio de coworking en los bolsillos de tus clientes.

#4. El software de coworking permite administrar los dispositivos del IoT (Internet de las cosas) para mejorar la eficiencia del espacio de trabajo

Un buen software de gestión de espacio de coworking trabaja con dispositivos IoT como sensores, luces, exhibiciones, y cerraduras inteligentes que pueden ser usadas para hacer más sencilla la vida de los mánageres y los miembros del espacio de coworking.

Por un lado, los mánageres de los espacios de coworking pueden ver toda la información pertinente sobre la instalación como la temperatura, el uso de equipos y el número de ocupantes en una oficina desde el tablero, algo que es muy útil. Esto permite a los mánageres mantener una idea de todos los equipos y comodidades compartidos en el espacio de coworking.

Los residentes también pueden beneficiarse de muchas conveniencias que ofrecen los dispositivos Iot. Por ejemplo, los negocios de coworking pueden comenzar a colocar pequeñas pantallas inteligentes en la puerta de las salas de reuniones que muestren los horarios de reserva actualizados. Esto permite a los miembros determinar rápidamente la disponibilidad de las salas de reuniones y realizar las reservas cuando sea necesario.

#5. El software de coworking facilita una mejor comunicación con los miembros de la comunidad

En un escenario tradicional, los mánageres de los espacios de coworking usan correos electrónicos o chats grupales para compartir información con la comunidad. Desafortunadamente, es fácil para los miembros perderse estas notificaciones. Los correos electrónicos pueden terminar en carpetas de spam y los mensajes pueden quedar debajo de otros chats más importantes, así evitando que los miembros los vean.

Un software de coworking como andcards ofrece características que son invaluables para gestionar una comunidad coworking. Estas características incluyen enviar mensajes, adjuntar fotografías y editar o eliminar mensajes en cualquier momento (a diferencia de un correo electrónico que una vez enviado no se puede eliminar).

Cuando los mánageres están enviando información importante sobre los últimos eventos y promociones, te gustaría asegurarte que las personas los lean. andcards y muchos otros software de gestión de coworking te ayuden a lograr esto al equipar a los mánageres de la comunidad con herramientas esenciales que pueden usar para involucrarse con los miembros sin abrumarlos con los mensajes del chat. Esto incluye notificaciones emergentes a través de apps móviles y noticias que los miembros pueden revisar a su conveniencia.

Por supuesto, obtener acceso a formas más eficientes de alcanzar a tus miembros de la comunidad de coworking tiene sus responsabilidad. Es decir, los mánageres del espacio de coworking tienen que ser cuidadosos de no abrumar a los miembros con sus mensajes.

Las personas ven todo tipo de notificaciones a diario, pueden ser correos de trabajo o sus actividades en redes sociales. Por eso es una buena idea enviar mensajes cortos y pertinentes que hablen bien de lo mucho que valoras el tiempo de las personas.

#6. El software de coworking ayuda a mantener a los miembros felices ofreciéndoles beneficios y ventajas

El software de gestión del lugar de trabajo también puede ser usado para implementar ventajas como descuentos y códigos promocionales para miembros antiguos o nuevos. En un ambiente tradicional, los mánageres del espacio de coworking tienen que mantener estos beneficios manualmente en una hoja de cálculo que se puede quedar de lado o se puede perder. Como puedes imaginar, pocas cosas son tan frustrantes para los clientes como que se les nieguen las ventajas que inicialmente deberían recibir. El uso del software de coworking puede mitigar tales problemas y al mismo tiempo evitar a los mánageres el problema de rastrear los beneficios y ventajas de los miembros.

Además, el software de gestión del espacio de trabajo también puede ayudar a los negocios de coworking a saltar a la tendencia más reciente de ofrecer servicios adicionales a los miembros para obtener más ganancias. Estos servicios incluyen apoyo a la empresa, servicios legales, contabilidad, entre otros. Esto puede ayudar a los negocios de coworking a obtener más ganancias a largo plazo.

La oferta de beneficios añade valor a los usuarios de los espacios de coworking y mientras la industria se vuelve cada vez más competitiva, los negocios de coworking tendrán que proporcionar más de ellos. Después de todo, cuando las personas tienen que escoger entre dos espacios de coworking de precios similares, ellos van a tener en cuenta los beneficios y escogerán el negocio de coworking que ofrezca más valor para su dinero.

#7. El software de coworking ayuda a agilizar los pagos

Otro beneficio significativo de usar un software de gestión del espacio de trabajo como andcards es que ayuda a simplificar los recibos. Los mánageres de comunidad ya no tienen que lidiar con la difícil tarea de perseguir recibos, algo que puede ser frustrante tanto para la gestión y para los miembros.

Los miembros pueden iniciar sesión en el app móvil, realizar la reserva y enviar el pago en tiempo real. Como te puedes imaginar, esto ayuda a agilizar las operaciones en los espacios de coworking y reduce los tiempos de espera y las conversaciones redundantes sobre los recibos de los clientes.

La mayoría de softwares de coworking aceptan pagos con tarjeta de crédito y débito y envía un correo electrónico automático de confirmación una vez que has terminado de reservar una sala de reunión. La mejor forma de habilitar estos pagos es asociarte con Stripe. Este sistema les da conveniencia a los residentes y ayuda a prevenir los problemas asociados con los recibos manuales, como la dificultad de monitorear y el enorme riesgo de encontrar discrepancias. Ambas pueden causarles dolores de cabeza a los negocios en la temporada de impuestos.

Resumen

Ahí lo tienen – razones perfectamente válidas para comenzar a usar un software de coworking. Sin embargo, no necesitas cualquier app de gestión del espacio de trabajo, necesitas una que mejore la experiencia de tus usuarios y refuerce tu marca.

Solo los miembros felices son leales y les cuentan a tus amigos sobre ti, algo que permite el crecimiento de las ganancias y de la audiencia. El resultado es – escoger un software de coworking de marca blanca orientado a la felicidad de los miembros.

Como ya puedes haberte dado cuenta, este software permite a los negocios de coworking la oportunidad de dirigir su atención lejos de las tareas básicas y enfocarse en el crecimiento del a empresa. Si estás teniendo problemas escalando tu espacio de coworking y resaltando de tus competidores, entonces seguramente la gestión está pasando mucho tiempo en tareas que no añaden mucho al panorama. Con el software perfecto trabajando, los mánageres pueden enfocarse en las distintas necesidades de los residentes mientras optimizan los recursos y reducen los gastos operativos.

Los beneficios mencionados son solo algunas de las ventajas que puedes esperar de un software de gestión del espacio de coworking. Si estás buscando aprender más, entonces te animamos a que te registres a una prueba y revises el software de coworking de andcards. Nosotros cubrimos todas las características esenciales que los mánageres del espacio de coworking necesitan para maximizar las ganancias y construir seguidores leales de los residentes del espacio de coworking.

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Acerca de andcards

andcards es un software de gestión de coworking que hace que los espacios de coworking sean más atractivos y eficientes. Las aplicaciones móviles de marca andcards son apreciadas por miles de miembros y los gerentes de espacios de coworking por su simplicidad e intuitividad.