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Sistema de pagos para un espacio de coworking

Helga Moreno

A los usuarios les gusta el internet por varias razones, les permite ahorrar tiempo y simplificar sus vidas. Nos hemos acostumbrado a comprar, reservar cosas, hacer citas, ordenar servicios y resolver muchos otros problemas al momento y desde la comodidad de nuestro hogar u oficina.

La mayoría de las personas, por no decir todas, suelen buscar un espacio de coworking disponible en línea. Están listos para pagar por la reserva si esta opción está disponible por tu empresa. ¿Todavía no? Bueno, es momento de aprender más sobre los sistemas automatizados de pagos de coworking junto con los beneficios que pueden traer a tu negocio.

¿Qué es el sistema de pago?

Aquí tenemos una definición del Business Dictionary en inglés.

Sistema financiero que soporta la transferencia de fondos de proveedores (ahorradores) a los usuarios (prestatarios) y de los pagadores a los beneficiarios, usualmente a través del intercambio de débitos y créditos entre instituciones financieras. Consiste en el mecanismo sin el uso de papel (como las transferencias de fondos electrónicos) para gestionar las transacciones del comercio electrónico y también es llamado mecanismo de pago.

En español simple, un sistema de pago para un espacio de coworking es la posibilidad de pagar para reservar con una tarjeta bancaria o con cualquier otro método de pago.

¿Quién obtiene el mayor valor de comenzar a aceptar pagos en línea?

Si hablamos sobre el niche de coworking, los pagos en línea son la norma. Después de encontrar una sala de reuniones aceptable, el usuario paga por la reserva en línea. Esto te ahorra mucho tiempo y automatiza las ganancias. No necesitas realizar ningún esfuerzo para recibir el pago. Con un sistema de pagos de coworking el dinero será transferido de inmediato a tu cuenta bancaria.

Esto resuelve el problema cuando el usuario reserva su estación de trabajo y nunca aparece.

Además, un sistema de pagos de coworking te ayudará a tener más ganancias. Cuando los residentes se queden sin créditos de salas de reuniones, ellos pueden escoger otro método de pago y pagar con tarjeta. No hay necesidad de un community manager.

El sistema de pagos en línea puede ser usado para reservar un hot desk o fixed desk.

Sin embargo, un sistema de pagos no es una solución universal totalmente efectiva. Por ejemplo, esta no es una solución perfecta de facturación cuando ofreces un espacio privado de oficina a la renta. El precio de una oficina privada usualmente es alto, así que las personas usualmente no tienen el crédito disponible en sus tarjetas bancarias. Una oficina usualmente es rentada por una empresa y no por un individuo. Las empresas requieren recibos debido a que necesitan pagar impuestos, así que en este caso, es mejor usar la combinación de una factura y una transferencia bancaria.

Qué tipos de sistema de pagos existen

Hay dos tipos de sistemas de pago de los que deberías saber. Al escoger el mejor método de pago de coworking, debes considerar ambos.

Opciones de pago global

Estas son presentadas por corporaciones reconocidas globalmente como Stripe, PayPal y MercadoPago.

  • Pros: Los métodos de pago de los proveedores famosos de este servicio son usualmente más fáciles de integrar con el software de coworking de tu elección. Ellos proporcionan documentación extensa para los desarrolladores. Los usuarios confían en los sistemas de pago que conocen, normalmente tienen una mejor experiencia con marcas populares conocidas y usados por millones de personas. El hecho de que sus pagos sean procesados por un líder global los deja tranquilos.

  • Contras: Si estás usando una empresa de pago global, las tarifas suelen aumentar. Esos gigantes ofrecen un soporte ligeramente limitado a los métodos de pago locales.

Opciones de pago locales

Estas son presentadas por empresas populares más pequeñas entre los emprendedores locales. Ejemplos KakaoPay, Transbank, iPay

  • Pros: Los proveedores de servicio locales son más baratos comparados a las empresas globales, lo que significa que el costo va a reducirse. Ellos suelen aceptar más tipos de métodos de pago locales y proporcionan un mejor soporte para los idiomas locales. Como resultado, las facturas y los documentos financieros están mejor adaptados.

  • Contras: El problema con los sistemas de pago locales es que son más difíciles de integrar con tu página web o con tu software de coworking debido a las malas API. Usualmente solo soportan idiomas y métodos de pago locales, así que los clientes extranjeros pueden tener dificultades. Las posibilidades de que el software de coworking soporte la integración también son bajas.

¿Necesito un sistema de pago?

Aceptar pagos virtuales para un espacio de coworking es conveniente tanto para ti como para tus clientes. Permites que los residentes del espacio paguen facturas y reservas de un salón con tarjetas de débito y crédito. Esto significa menos proceso de pago largos y complicados. Activas los pagos instantáneos al simplificar la reserva y reducir el tiempo para recibir el pago a solo 1-2 semanas.

Algunos clientes prefieren pagar luego con una factura. La herramienta incorporada de facturas simples te ahorrará tiempo y dinero al no necesitar la compra de un software de facturación individual o procesar la reserva de cada salón por separado. Los miembros reservan habitaciones y añaden un gasto a la factura del mes. Al final del mes, el administrador o moderador finaliza la factura y los miembros pueden pagar con una tarjeta de crédito o indicar si desean pagar por transferencia bancaria.

Considerándolo todo, tomar la decisión de integrar un sistema de pagos de coworking se reduce a los números. Sé racional y ten en cuenta el costo de la oportunidad. Pregúntate esto: ¿cuánto dinero puedes ahorrar si automatizas cierta rutina de pago? Digamos que automatizas la reserva de una habitación.

Tu mánager gasta 2 horas a la semana gestionando pedidos de pago de reservas de un valor total de 250 dólares. Tú les pagas 20 dólares la hora, así que son unos 40 dólares a la semana.

Ahora, si integras un sistema de pagos que automatice esto por 3% de las ganancias, vas a pagarle 7.5 dólares al sistema de pago en vez de los 40 dólares que le pagas a tu mánager.

Conclusión – vas a ahorrar dinero con un pago automatizado en este caso. ¿Tiene sentido? Intenta calcularlo con tu negocio para ver los números.

¿Cómo escoger el mejor sistema de pago para mi negocio?

Cuando estamos escogiendo soluciones de software, el precio puede convertirse en un factor decisivo. Aun así, el pago más barato no significa que sea el mejor. Siempre debes pensar en el costo total de implementación. ¿Cuánto vas a pagar para integrar el sistema en tus flujos de trabajo?

Siempre compara el precio inicial y el monto total. Desde nuestra experiencia, si estás automatizando pagos de salas de reuniones (algunas veces aplica lo mismo a los hot desks), una opción astuta es optar por un sistema de pagos que sea muy fácil de integrar y amigable para los desarrolladores.

Sin embargo, si estás automatizando pagos de oficina, entonces podría ser mejor optar por el más barato.

Nosotros recomendamos que te tomes un tiempo y calcules el costo total de la oportunidad. Nosotros hemos preparado una plantilla simple y gratis para calcular la ganancia total o las pérdidas al implementar un sistema de pago en tu espacio de coworking.

Resumen

Bueno, en este artículo hemos comentado nuestro punto de vista sobre la automatización del proceso de aceptación de pagos de los servicios que ofreces. Creemos que integrar un sistema de pagos es extremadamente beneficioso para tu negocio y conveniente para tus clientes. Son utilizados para pagar en línea productos y servicios. Así que es natural que proporciones esta conveniencia en tu espacio de coworking.

Por otro lado, ofrecer opciones de pago de coworking en línea a tus clientes puede aumentar tus ganancias. Cuando se les acaben los créditos, ellos pueden pagar la reserva de un salón de reuniones con una tarjeta bancaria. De forma indirecta, también logras ahorrar dinero al automatizar pagos y utilizar tu personal en otras tareas más útiles.

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