¿Por qué automatizar la reserva de una sala de reuniones en un espacio de coworking?

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El uso de las salas de reuniones de los espacios de coworking se están volviendo populares y desde una perspectiva de la cultura de trabajo, estas pueden ser descritas como algo revolucionario.

Gracias a los espacios de coworking, los freelancers de negocios pequeños a medianos ahora tienen una alternativa barata a los espacios de oficina convencionales que pueden adaptarse a sus necesidades y finanzas.

Ya no necesitan rentar una oficina, comprar muebles, computadoras y equipos y mantenerlos todos. Si un equipo no es grande y el presupuesto es bajo, pueden ir a un espacio de coworking. Todo lo que se necesita para ganar dinero es una mente ágil, algo que siempre está contigo.

Los empresarios independientes no tendrán soledad cuando no la quieran. Ser parte de una comunidad de personas con intereses iguales aumenta la productividad, inspira y te motiva durante el día.

Dicho esto, esta industria de “Servicio como Espacio” (o Spaas como se les llama comúnmente) no está libre de desafíos. Por un lado, la ausencia de un espacio dedicado significa que las personas que usan los espacios de coworking no están siempre seguras si una sala compartida estará disponible para futuras reuniones o sesiones de capacitación. Los trabajadores y negocios pueden terminar perdiendo dinero y oportunidades que están a su alcance. ¡Aquí es donde entra el uso estratégico de un software de gestión!

La importancia de usar un software de gestión de coworking para mánageres y coworkers

Para comprender mejor el valor que puede ofrecer un software de gestión de coworking, sería mejor enfocarnos en lo que sucede dentro de un espacio de coworking que no tiene un software de este tipo.

En un lugar tradicional, los usuarios tendrían que hablar con el mánager antes de acceder a las comodidades compartidas. Como pueden darse cuenta, esto podría ocasionar potenciales problemas como los siguientes:

Cuando consideras los escenarios ya mencionados, es claro que los espacios de coworking necesitan buscar una forma mejor y más eficiente de gestionar el uso de los espacios de coworking. Eso es exactamente lo que hace un software de gestión de coworking y es algo muy bueno tanto para los usuarios como para los mánageres.

Para dueños/mánageres de negocio

Los mánageres pueden aprovechar mucho un software de gestión de coworking como el que ofrecemos en andcards para hacer reservas, llevar el rastro de todo en las horas punta y monitorear el uso de las múltiples salas de reuniones al mismo tiempo a través de una herramienta analítica integrada. Esta información puede ser valiosa al planificar operaciones diarias en un negocio de coworking.

Ventajas notables para los mánageres de espacios de coworking:

Para los coworkers

Por supuesto, el software de gestión de coworking no es solo para los mánageres y los dueños del negocio, también es útil para los usuarios/coworkers. En realidad, todo lo que haces en tu espacio de coworking tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario. Si los usuarios que pagan no están felices con el servicio, ellos se irán a un competidor. Así que, obtener la mayor comodidad y simpleza son las principales prioridades de un dueño de negocio de coworking. Automatizar la reserva de salas de reuniones sin duda ayudará a garantizar la satisfacción de los clientes.

Por un lado hace que sea más fácil para los miembros revisar si la sala de reuniones está disponible a una hora y fecha específica. Los coworkers pueden luego reservar la sala de reuniones a través del sistema según el horario sin tener que hablar con un mánager.

Esta es una excelente forma de mostrarles a los clientes lo mucho que valoran su tiempo. La reserva de salas de reuniones puede y debe ser simplificado. Cuando todos estén en la misma plataforma, no hay necesidad de perder tiempo hablando. Es mucho más conveniente para el cliente entrar en el app de coworking, ver de inmediato el calendario de reservas, hacer una reserva y regresar a trabajar.

Muchas de las mejores instalaciones de coworking del mundo no tienen un personal disponible y están totalmente automatizadas.

Por cierto, las posibilidades de que un emprendedor se olvide de las reservas son casi nulas. Algunos software de gestión de coworking también pueden recordar a los usuarios que confirmen o hagan cambios en sus reservas de salas de reuniones de ser necesario. Esto ayuda a asegurar que no se obvie ningún de talle y que todos tengan la oportunidad de ser lo más productivos posibles siempre y cuando los usuarios puedan comunicar sus necesidades a través del software de gestión.

La gestión es la clave

Cualquier ventaja que puedas haber escuchado sobre usar un espacio de coworking solo es cierta si las instalaciones compartidas están gestionadas correctamente. El enfoque de la vieja escuela de dejar todo en manos del mánager puede servir para un espacio de coworking pequeño y que recién esté comenzando. Sin embargo, mientras el negocio prospera y más trabajadores comienzan a usar tus instalaciones compartidas para trabajar, entonces necesitarás un mejor enfoque y más confiable que solo puedes obtener de softwares de gestión de espacio de coworking como el nuestro.

¿Estás de acuerdo con que la única forma de que un espacio de coworking triunfe sea utilizando las tecnologías avanzadas? ¿Qué software de gestión innovador utilizas para gestionar tu negocio? ¿Cómo mejoras los procesos comunes como la reserva de salas de reuniones para los miembros y los mánageres. Tus pensamientos son bien recibidos en la sección de comentarios.

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