Gestión de visitantes para un espacio de coworking

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El sistema de gestión de visitantes para un espacio de coworking es un software que permite a los community managers automatizar el área de recepción. Este tipo de sistema trae muchos beneficios a los que lo utilizan.

Sigue leyendo y aprende más sobre el tema – por qué necesitas un sistema de gestión de visitantes para tu espacio de coworking, qué tipos de sistemas están disponibles en el mercado, cómo escoger un sistema de gestión de visitantes para tu espacio de coworking, y mucho más.

¿Necesito un sistema de gestión de visitantes para mi espacio de coworking?

El núcleo de cada app de registro de visitantes puede ser descrito en una oración simple. Debe registrar visitantes rápido y eficientemente, capturar información clave y decirle al anfitrión de la llegada del invitado.

No estamos diciendo que los recepcionistas de escritorio no hacen bien su trabajo. Al contrario, la mayoría son muy buenos en lo que hacen, pero son solo humanos que solo pueden hacer una tarea al mismo tiempo.

La realidad es que los espacios de coworking no tienen mucho personal, simplemente no lo necesitan. Un espacio de coworking usualmente está repleto de miembros trabajando en sus propios proyectos e interactuando entre ellos, clientes y socios.

¿Cuántas personas gestionan tu espacio de coworking? Probablemente la respuesta sea uno o dos. ¿Qué preferirías, un community manager en el escritorio todo el tiempo saludando a los que llegan o un mánager involucrado en actividades más importantes? Probablemente quieras a un mánager que haga ambas, que salude a las personas y que ayuden a crear una comunidad. Con un proceso de registro automatizado, puedes lograr una máxima eficiencia con tu poco personal.

No permitas que tu mánager se sienta mal intentando estar en dos lugares al mismo tiempo. Las multitareas no funcionan en algunos casos. Solo imagina a tu mánager hablando a los miembros o resolviendo un problema cuando un invitado atraviesa la puerta y requiere atención inmediata. Elegir prioridades en estas situaciones no es necesario, ya que software de control permite al invitado sentirse bienvenido sin interrumpir el flujo de trabajo y estresar al mánager.

¿Tu espacio de coworking patrocina talleres de trabajo y reuniones informales con el objetivo de crear una comunidad entre los miembros? Estos eventos proporcionan buenas oportunidades para dar publicidad. Demuestras a los clientes, posibles miembros y visitantes lo que tiene por ofrecer el espacio de reunión. Dirigir a los invitados a registrarse en un quiosco automatizado permite que tu community manager controle el show, salude y establezca conexiones.

Un software de coworking combinado con un sistema de gestión de visitantes no solo simplifica la vida del mánager. Tu espacio de coworking lo necesita para construir una base de datos digital de posibles conexiones (los visitantes colocan sus datos personales durante el registro). Cuando conoces a cada visitante en la reunión, no hay vergüenza al hacerle una llamada, enviarle una nota o una invitación para aprender más sobre los beneficios de membresía en tu espacio de trabajo.

Estos días las personas están más cómodas con la tecnología que con los humanos.

  1. Prefieren utilizar un sistema de autoservicio incluso cuando una persona está disponible. Esta es la mejor forma de asegurarse de que tu información sea ingresada correctamente.
  2. Un visitante no va a interrumpir a un mánager si está ocupado con otra actividad. Pero esperar resulta en una mala experiencia del usuario. Una opción de autoservicio resuelve el problema, ya que ayuda al visitante de inmediato.
  3. trabajan en vez de ellos y el registro se realiza en cuestión de minutos sin importar la hora en la que lleguen los visitantes.
  4. Un sistema decente de gestión de visitantes notifica al anfitrión sobre la llevada de invitados por una llamada de voz, mensaje de texto, correo electrónico o Slack. Esto permite al anfitrión saludar personalmente a sus invitados.

Revisa nuestra publicación reciente con más datos sobre los beneficios del contacto personalizado de los sistemas digitales de gestión de visitantes.

Más beneficios al usar el software de coworking para gestión de visitantes

Ya hemos cubierto algunos de los beneficios que puede brindar un sistema de gestión de visitantes a un espacio de coworking. Ahora vamos a estructurar los que hemos mencionado y vamos a añadir algunos más.

  1. Sabes quiénes son tus visitantes y eso te ayuda a reducir riesgos y aumentar la seguridad. Un sistema de gestión de visitantes permite a tus visitantes pre-registrar su visita e introducir todos los detalles relevantes. Puedes procesar sus detalles rápidamente de antemano y poner bajo control las visitas planeadas y no planeadas.
  2. Obtén notificaciones y prepárate mejor para las visitas. Cuando el visitante se pre-registra, ellos reciben una notificación con todos los detalles esenciales en su teléfono móvil o correo electrónico. Esto ayuda a acelerar el registro en la puerta de seguridad. Cuando el visitante entra en las instalaciones, una notificación sobre la llegada también es enviada a la parte receptora.
  3. Suministra a los visitantes con pases electrónicos o pases físicos. El sistema de gestión de visitantes ofrece opciones para crear un pase electrónico con los derechos de acceso o un pase físico para los visitantes con la siguiente información – nombre del visitante, fotografía, detalles de contacto, nombre de organización y nombre de la escolta. También contiene un registro de todos los materiales y el ID del visitante para añadir otra capa extra de seguridad.
  4. Obtén el mejor control sobre el acceso a los visitantes. Uno de los beneficios más importantes de un sistema de gestión de acceso de visitantes es el fácil control. Al ingresar las credenciales de un visitante (palma o huella) o RFID, puedes restringir el acceso y permitir el acceso de los visitantes solo a las áreas programadas y seleccionadas.
  5. No sigas ingresando los mismos datos cada cierto tiempo. Mantén la base de datos de los visitantes con el software. Marca los visitantes que regresan. Esto te ayudará a crear un pase de visitante con más rapidez para evitar ingresar los detalles del mismo usuario una y otra vez, además que ahorrarás tiempo.
  6. Mira el estado actual de los visitantes. Los tableros de los visitantes muestran el estado actual de los visitantes. Proporciona datos en tiempo real de los visitantes dentro de las instalaciones, estatus de los pases de los visitantes registrados, visitantes pre-registrados, nuevos visitantes, pases rechazados, pases expirados y más. Esta información es esencial para mejorar la seguridad del espacio de coworking.
  7. Observa parámetros sustanciales de salud empresarial. Otro enorme beneficio de utilizar un sistema de gestión de visitantes automatizado es que puedes generar varios reportes Excel, PDF, CSV Word y RTF. Por ejemplo, puedes ver reportes de los detalles del visitante, visitantes pre-registrados, acceso negado a los visitantes, estado de inscripción, validez del pase y más.

Software de gestión de visitantes – Casos de uso común

Los sistemas de gestión de visitantes son usados no solo en los espacios de coworking. Una oficina, un centro de oficinas, una escuela, una institución educativa, un hospital, una agencia empresarial/gobierno/sin fines de lucro, y más se benefician de la funcionalidad del software.

El software de gestión de visitantes es una herramienta útil para registrar clientes y socios, pero sus capacidades van más allá de eso. Por ejemplo, cuando usas el sistema para el registro de invitados, en ese momento los estás impresionando desde el principio.

El invitado se registra en el quiosco de servicio y el software de gestión de visitantes envía un texto, correo electrónico o notificación de Slack al community manager. Si el invitado necesita firmar alguna documentación antes de entrar a la sala de reuniones, ellos pueden completar el formulario rápidamente en el quiosco o en un iPad y comenzar a trabajar de inmediato. Los formularios llenados son guardados directamente en la base de datos y se puede acceder fácilmente a ellos.

Tus invitados amarán el software de gestión de invitados cuando lleguen a su día de trabajo. Esto ayuda a evitar los momentos incómodos cuando una persona no sabe a dónde ir o dónde sentarse si el community manager no está disponible.

El software de gestión de invitados te ayuda a mantener seguro a tu espacio de coworking, a tus miembros y a tu personal. Puede detener a un visitante no bienvenido antes de que entren. Puedes configurar el sistema para alertar a seguridad sobre invitados no autorizados.

Algunas veces necesitas invitar a un contratista para que realice cierto trabajo para ti (mantenimiento de software, instalación, arreglo de errores, reparación, lo que sea). Tu software de gestión de invitados también puede gestionar todos esos contratistas. Los va a validar y se asegurará de que tengan un lugar para trabajar y sepan a dónde ir. Cuando un contratista se registra por iPad o por el quiosco de servicio, el anfitrión recibe una alerta inmediata. El contratista puede recibir una insignia y puede ser asignado a una estación de trabajo en la cual pueden comenzar a trabajar de inmediato en vez de esperar a que los atiendan una persona.

Puedes revisar el historial digital del visitante para saber cuándo y dónde planean trabajar. Además, también puedes ver si un contratista se ha ido por el día o si nunca llegó.

Tipos tres tipos de sistemas de gestión de visitantes

Hay tres tipos de sistemas de gestión de visitantes. Sigue leyendo y aprende más sobre cada tipo, sus pros y sus contras.

El primer tipo es el más familiar. Es un sistema de gestión de visitantes de papel y bolígrafo.

Pros: El sistema es barato y fácil de comenzar. Solo necesitas un bolígrafo, una libreta y una recepcionista que anote los registros.

Contras: Desperdicio de papel. El sistema no se integra con nada, no notifica a los miembros sobre los visitantes y no contribuye a crear una imagen positiva del espacio de coworking.

El segundo tipo es tu propio software personalizado

Pros: Es una solución de software hecho para cumplir específicamente con tus necesidades y te da la mayor flexibilidad posible, además de que puede seguir siendo personalizado según tus requerimientos.

Contras. Es algo costoso desarrollar y mantener un software de gestión de visitantes personalizado. Además, requerirá una integración personalizada con el software de coworking de andcards y con cualquier otro sistema de espacio de coworking.

El tercer tipo es el software de etiqueta blanca como Greetly, The Recepcionist y Welkio (Abajo hay una breve descripción de estos)

Pros: El software es accesible. Flexible y personalizable, se conecta al software de coworking para notificar a los miembros.

Contras: No encontramos ninguno. Tú dinos.

Greetly

Greetly es una recepcionista digital que saluda a los visitantes que llegan a tu lugar de trabajo. Los visitantes solo necesitan escoger el propósito de su visita, informar a los que vienen a ver e introducir su nombre. Greetly notifica al empleado anfitrión/community manager y registra la información del visitante. Greetly también puede capturar la imagen del visitante, firmas y un acuerdo de confidencialidad. La instalación de Greetly toma menos de 10 minutos.

Precio: Prueba gratis de 14 días disponible. Desde $79 / mes si pagas por un año.

The Recepcionist

The Recepcionist para iPad tiene el objetivo de aumentar tu productividad y eficiencia, aumentar la seguridad de tu lugar de trabajo, su conformidad e impresionar a tus visitantes. Tu mostrador se vuelve más dinámico con un sistema de gestión de visitantes. Aquí tenemos algunas características que hacen único a The Recepcionist para iPad – botones y flujos de trabajo personalizados, diseño de insignias personalizadas, varios idiomas, gestión de ubicación, comunicación bidireccional.

Precio: Prueba gratis de 14 días disponible. El plan básico cuesta $49 / mes / ubicación.

Welkio

Un software de registro amigable para los visitantes para tu espacio de coworking. Welkio es la solución moderna que lo hace todo excepto dar un apretón de manos. Welkio recolecta el nombre del visitante, el nombre de la empresa, el correo electrónico, una foto y el propósito de la visita. Los visitantes pueden firmar documentos legales digitalmente e imprimir al instante insignias de nombre personalizadas para mantener tu negocio seguro. Welkio notifica automáticamente a tus empleados de la visita por Slack, HipChat, correo electrónico o mensajes de texto.

Precio: Prueba gratis de 14 días disponible. $79 / mes / ubicación con todas las características incluidas.

¿Cómo escoger un software de gestión de visitantes para mi espacio de coworking?

Primero, vamos a mencionar lo que un buen sistema de gestión de visitantes debería hacer por ti – registrar visitantes, proporcionarles identificaciones para que usen, mantener el rastro de su visita y mantener un registro de la visita.

Ahora podemos pasar a escoger el mejor sistema de gestión de visitantes para tu espacio de coworking. Hazte a ti mismo estas preguntas antes de tomar la decisión final.

¿El sistema es fácil de usar para todas las personas de diferentes habilidades?

Las características visuales son importantes, pero tu sistema de gestión de visitantes también debe ser amigable. No hagas que el administrador tenga problemas con el proceso de registro, las insignias y el diseño de los reportes. Opta por un sistema que ofrezca características de interfaces de arrastrar y soltar, asistentes y un soporte al cliente robusto que pueda responder rápidamente a las preguntas. Incluso mejor, considera solo los programas que tengan una prueba gratis antes de decidirte por un compromiso a largo plazo.

¿El sistema se encarga del proceso de gestión de visitantes en general?

El mejor sistema de gestión de visitantes no solo ayuda al proceso de registro, también ayuda con la impresión de insignias de visitantes, reproduce videos de seguridad, alerta al anfitrión de que sus invitados han llegado, es decir, reemplaza al personal de recepción.

Por ejemplo, The Recepcionist permite a los visitantes hablar directamente con su anfitrión desde la tableta de registro. Esto es genial, ya que el visitante está 100% confiado de que le anfitrión sabe que han llegado y están seguros de no llegar a la oficina sin ser anunciados.

Algunas otras características útiles son “visitante que regresa” (permite a los visitantes almacenar su información y registrarse con más rapidez la próxima vez), pre-registro (elimina el ingreso de datos manual), personalización de los campos de registro y pantallas que se adapten a las necesidades de tu espacio de coworking.

¿Qué hardware necesito para implementar un sistema de gestión de visitantes en mi espacio de coworking?

Los dispositivos más esenciales que necesitas para poder utilizar un sistema de gestión de visitantes es una tableta, un soporte para tableta y conexiones WiFi. Esto no es mucho si no necesitas pensar en la compatibilidad del hardware. Ten cuidado con los sistemas que no soporten tabletas más baratas, ya que tu costo estimado de hardware aumentaría considerablemente.

¿El sistema se puede integrar a la perfección con tu software de coworking?

¿Por qué es tan importante que el sistema se integre con tu software de coworking? Porque te permite ahorrar dinero y te libera de muchas decepciones inesperadas.

Por ejemplo, una integración exitosa te libera de gestionar dos bases de datos de usuarios, ya que están sincronizadas. El software de coworking servirá una lista de miembros para escoger un anfitrión y puede guardar una lista de invitados.

Además, los visitantes pueden ser notificados con una notificación dentro del software de coworking. Usualmente, las notificaciones con mensajes de texto cuestan dinero extra. Configurar Slack para el propósito es muy complicado. Pero los miembros de coworking ya tienen el app de andcards instalada, así que pueden recibir una notificación de que hay alguien en la puerta.

¿Cómo protege la privacidad del cliente el sistema?

No hay duda de que un sistema es mucho más privado que una hoja de papel. Sin embargo, un software avanzado lleva la privacidad a otro nivel removiendo los datos de los invitados automáticamente cada ciertos intervalos (al final de cada día, semana o mes).

Los clientes aceptan este enfoque, ya que no todos quieren que almacenes sus datos para toda la vida. Esto se vuelve más lógico si tienes en mente el GDPR.

Considerándolo todo

Resumiendo todo lo dicho anteriormente, sería conveniente si escoges un programa de gestión de visitantes amigable para el usuario que pueda:

El sistema debe crecer con tu negocio

A nadie le gusta comenzar completamente de cero con un nuevo software cuando la empresa supera la capacidad de un sistema de gestión de visitantes en particular. Así que, el software que elijas debe ser uno que pueda expandirse para cumplir con los requerimientos causados por el creciente tráfico de visitantes, el cambio de las instalaciones y la adición de ubicaciones.

El sistema debería ayudarte a producir reportes exactos al momento

Reportes ingeniosos te dan información valiosa sobre la mejora de la experiencia del usuario. Te muestran quién está visitando tu sucursal, por cuáles razones, y cuándo suelen visitar. Estos datos te ayudan a prepararte con tiempo y planear apropiadamente.

Algunos software muestran cómo interactúan los visitantes con el sistema, por ejemplo, cuánto tiempo les toma registrarse y en qué páginas se demoran más. Con este conocimiento, puedes seguir mejorando el proceso de registro.

Un par de puntos más a considerar

Ya hemos mencionado que los costos estimados de hardware pueden aumentar si el sistema no soporta tabletas Android baratas. Además, piensa bien sobre la envergadura de las características que de verdad necesitas – ¿Necesitas un paquete de mánager, pedidos de café, impresión de insignias con el nombre de los visitantes?

Y un último consejo que te ayudará a reducir tus posibilidades y tomar una decisión. Revisa tu proveedor de software de coworking y descubre qué sistemas de gestión de visitantes soportan. Usualmente tienen una buena relación con las empresas de los sistemas e incluso pueden obtenerte un buen descuento.

Conclusión

Para concluir con todo lo mencionado, vas a querer usar el sistema de gestión de visitantes para tener una buena impresión con tus clientes, darle a tu negocio una vibra moderna e innovadora, agilizar el proceso en la recepción y mejorar la seguridad en la empresa.

Un espacio de coworking de la actualidad debe implementar un app de gestión de visitantes y seleccionar la correcta es muy importante.

Busca un app de registro que brinde alta seguridad, máxima compatibilidad con todos los servicios, apps y programas que utilizas y un sistema de alerta para cada uno de tus empleados o miembros de la comunidad de coworking. El sistema no debe ser muy costoso, debe requerir hardware fácil de encontrar y proporcionar capacidad ilimitada sin la necesidad de contratar a alguien para mantenerla.

Una forma de registrar y gestionar los visitantes que vienen a tu espacio de coworking de alta tecnología es un paso agigantado hacia un servicio de cinco estrellas, pavimentando el camino para la prosperidad, el crecimiento y el desarrollo. Nada puede detenerte de seguir a tus visitantes y a tus empleados de construir una comunidad con entusiasmo.

Por favor haznos saber si estás de acuerdo con nuestras opiniones. ¿Estás listo para usar un sistema de gestión de visitantes en tu espacio de coworking? ¿Cuál es tu favorito y qué características te convencieron?

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