Consejos

COVID-19: 6 pasos simples para hacer de tu espacio de coworking un lugar más seguro para los residentes

Helga Moreno

Este artículo está dedicado a uno de los principales problemas que está enfrentando el mundo en la actualidad. Es el brote global de la enfermedad coronavirus COVID-19.

La enfermedad Coronavirus 2019 (COVID-19) es una enfermedad que fue identificada primero en Wuhan, China y ahora se ha esparcido por todo el mundo.

Los síntomas de la COVID-19 son la fiebre, la tos y la falta de aliento, los cuales pueden aparecer 2-14 días después de la exposición.

El COVID-19 se esparce más a menudo a través del aire al toser o estornudar, a través del contacto como toser o tomarse de las manos o tocarse la nariz, boca u ojos antes de lavarse las manos.

andcards cree que las personas temen a lo desconocido. Mientras más informado estés sobre el enemigo, más fácil será enfrentar el peligro. Así que con este artículo sabrás:

  • Cómo prevenir el esparcimiento del COVID-19 en tu espacio de coworking.
  • Cómo minimizar los riesgos del COVID-19 durante las reuniones.
  • Qué hacer si algún miembro de la comunidad se enferma con el COVID-19.

Además, hemos realizado algunas mini entrevistas con los operadores de espacios de coworking de diferentes países. Nos compartieron grandes consejos sobre cómo proteger a sus miembros y negocios del coronavirus.

¡Comencemos!

#1. Aumentar el conocimiento sobre el COVID-19

Para evitar el pánico y los rumores, asegúrate de que tus miembros y el personal sepa lo que es la enfermedad del coronavirus COVID-19 y qué reglas deben seguir para protegerse a sí mismos y evitar ser infectados.

La ignorancia causa el caos.

¿Qué es el Coronavirus?

El coronavirus es un gran grupo de virus que causa enfermedades a los humanos y animales. Estos virus usualmente causan síntomas respiratorios, como la tos y secreción nasal. Algunos pueden causar enfermedades más serias.

El nuevo coronavirus del 2019 causa la enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19).

Las precauciones de sentido común para prevenir la propagación de todas las enfermedades infecciosas, incluido el COVID-19:

  • Lavar las manos frecuentemente con jabón y agua por al menos 20 segundos.
  • Evitar tocarse los ojos, nariz y boca con las manos sin lavar.
  • Evitar el contacto cercano con personas que estén enfermas.
  • Cubrirse la boca y nariz con un pañuelo al toser o estornudar.
  • No volver a usar el pañuelo después de toser, estornudar o soplarte la nariz.
  • Limpiar y desinfectar las superficies que se tocan con frecuencia.

Leer más sobre cómo protegerte a ti y a tu comunidad de enfermedades respiratorias.

Usa todos los canales posibles para comunicar la información

En la actualidad no hay carencia de canales de distribución de información. Sin embargo, no todos son aptos para este tipo de mensaje. Lo ideal sería crear una serie de publicaciones, incluso boletines de noticias y notificaciones y enviarlos a través de tu canal de comunicación interna (solo para miembros) como Slack o Stream que estén integrados con tu software de gestión de coworking.

De esta forma podrás asegurarte de que tu mensaje no se perderá entre las muchas notificaciones de redes sociales y los correos electrónicos que reciben tus residentes a diario.

#2. Limpiar todo

Mantener limpio el lugar de trabajo es clave.

  • Asegúrate de que tu espacio de coworking esté limpio e higiénico.
  • Todas las superficies y objetos tocados frecuentemente por los miembros y empleados (escritorios, mesas, teléfonos, teclados, etc.) deben ser limpiados regularmente con desinfectante.
  • Presta atención especial a limpiar las salas de reunión, las cabinas telefónicas, las cafeterías, desinfectar el sistema de gestión iPad en la recepción (en caso de tener uno).
  • Quizás vale la pena considerar contratar más personal de limpieza.

Al mantener limpio el lugar de trabajo previenes la propagación del COVID-19 ya que las superficies contaminadas son una de las principales formas de enfermarte.

Encuentra más recursos impresos de la enfermedad Coronavirus 2019 (COVID-19) para usar en tu espacio de coworking.

  • Asegúrate de que tanto miembros como los mánageres tengan fácil acceso a lugares donde puedan lavarse las manos con jabón y agua, ya que solo con eso matas el virus en tus manos y previenes la propagación del COVID-19.
  • Coloca dispensadores con desinfectantes para manos en todos los lugares donde puedan ser notados fácilmente por los miembros. Esos dispensadores deben estar disponibles en todo el lugar de trabajo y deben ser rellenados regularmente por el personal de limpieza.
  • Monitorea la higiene respiratoria en tu espacio de coworking. Asegúrate de que el lugar esté bien ventilado, ventanas y puertas abiertas cuando se tenga la oportunidad.

#3. Optimizar el espacio

Con optimizar el espacio me refiero a que las salas de reunión y los espacios comunes no deben estar repletos de miembros.

  • Asegúrate de que la distancia entre los asientos en tu espacio de coworking no sea menor a un metro.
  • Saca sillas extra de espacios comunes para que sea imposible que se llene de miembros.
  • Prepara un área/sala de reunión separada donde la persona enferma pueda permanecer aislada por un tiempo mientras se espera recibir instrucciones de las autoridades locales de salud. Esto es necesario para eliminar el número de personas en contacto con la persona enferma.

#4. Cancelar los eventos de la comunidad

Sé que cancelar los eventos puede impactar negativamente a tu negocio, sin embargo, también es conveniente no arriesgar la salud de los miembros o liminar o cancelar completamente todas las reuniones hasta que la situación con la pandemia del coronavirus mejore.

No todas las marcas de coworking quieren aparecer en las noticias diciendo cuántas personas se enfermaron durante un evento de la comunidad. Esto afectará seriamente la marca de la imagen.

Si es totalmente imposible cancelar una reunión o evento, sigue estas reglas para que sea lo más seguro posible.

  • Antes de planificar una reunión o evento cara a cara, asegúrate de que de verdad sea necesaria. Tal vez pueda ser reemplazada por una teleconferencia o una reunión en línea.
  • Baja la escala de la reunión para que asistan menos personas.
  • Prepara suficientes pañuelos, desinfectantes de manos, y otros materiales para los participantes de la reunión.
  • Proporciona máscaras quirúrgicas para todos los que desarrollen síntomas respiratorios.
  • Aconseja a los participantes por adelantado que si no se sienten bien o tienen síntomas de enfermedad, entonces no deben asistir al evento.
  • Recolecta los detalles de contacto de todos los participantes del evento (números de teléfonos móviles, dirección de correo electrónico.) Necesitas esta información para compartirla con las autoridades de salud públicas si algún participante se vuelve sospechoso de una enfermedad infecciosa.
  • Arma un plan en caso de que alguien en una reunión se enferme con síntomas del COVID-19 (tos seca, fiebre, malestar). Necesitas saber por anticipado dónde aislar con seguridad a la persona, cómo transferirlos con seguridad del espacio de coworking a la instalación de salud.
  • Durante la reunión, proporciona información del COVID-19 y las medidas que tomas para salvaguardar a los participantes por escrito y oralmente.
  • Practica formas de saludar sin tocar, presenta una política de no apretones de manos.
  • Alienta el lavado de manos/uso de desinfectante frecuente para todos los participantes.
  • Anima a los participantes de la reunión a cubrir sus caras con sus brazos o pañuelos si tosen o estornudan.
  • Aporta pañuelos y papeleras cerradas para botarlas.
  • Proporciona un número de consultas de salud al que puedan llamar los miembros y mánageres cuando necesiten consejo o información.
  • Coloca dispensadores de desinfectantes de alcohol en las salas de reunión.
  • De ser posible, organiza los asientos al menos con un metro de distancia para asegurar que los miembros tengan distancia entre ellos.
  • Asegúrate de que el lugar esté bien ventilado, abre las ventanas y puertas cuando tengas la oportunidad.
  • Almacena los datos sobre todos los participantes de los eventos por al menos un mes. Si alguno de los miembros se enferma poco después del evento, tus datos ayudarán a las autoridades de salud pública a rastrear a las personas que puedan haber estado expuestas al COVID-19.
  • Si una persona fue aislada durante la reunión como sospechoso del caso COVID-19, los otros participantes deben ser informados sobre el accidente para monitorearse ellos mismos con los síntomas 14 días y tomarse la temperatura dos veces al día.

#5. Proporcionar equipos sanitarios

Equipa tu espacio de coworking con:

  • desinfectantes,
  • dispensadores,
  • papeleras cerradas,
  • mascarillas,
  • jabón líquido,
  • toallitas,
  • drogas (paracetamol, acetaminofén, ibuprofeno, aspirinas),
  • y termómetros de infrarrojos para controlar selectivamente la temperatura de los miembros.

Por favor ten en cuenta que las mascarillas son aplicadas más para la comodidad psicológica de los miembros que para prevenir la infección.

Una mascarilla no puede ser una alternativa a quedarse en casa para una persona enferma. Aquí tenemos algunos consejos de la Organización Mundial de la Salud (OMS) sobre cuándo y cómo usar las mascarillas.

#6. Promover el estilo de trabajo remoto

Pide a tus miembros que reduzcan el número de invitados y visitantes para no exponer a la comunidad a riesgos que pueden evitarse fácilmente. Sería muy bueno educar y promover el estilo de trabajo remoto en los mismos dando el ejemplo.

  • Hay muchas formas de comunicar el mensaje sin contactos personales y reuniones públicas. Anima a tus miembros usando mensajerías, videollamadas y correspondencia por correo electrónico en vez de reuniones de negocio.
  • Aconseja a los miembros a usar un app de reserva de salas de reuniones en vez de realizar las reservaciones directamente en la recepción.
  • Instruye a tus miembros y empleados que debido al esparcimiento del COVID-19, todos con incluso una tos suave o una fiebre baja de (37.3 °C o más) deben quedarse en casa.
  • Si un miembro o empleado debe tomar medicamentos, tales como paracetamol, acetaminofén, ibuprofeno o aspirinas, ellos deben quedarse en casa/trabajar desde casa porque estas drogas pueden enmascarar los síntomas de infección.
  • No dejes de comunicar y promover el mensaje de que las personas necesitan quedarse en casa aunque tengan pocos síntomas del COVID-19 a través de todos los mensajes disponibles. Deja en claro a los empleados que estos días serán contados como baja por enfermedad.
  • Es mejor organizar el transporte al lugar de trabajo para los mánageres de la comunidad y minimizar el uso de transporte público. Anima a los vendedores a hacer lo mismo con sus empleados para reducir la exposición al virus.
  • Tus residentes seguramente realizan viajes de negocios, los cuales pueden ser riesgosos en la actualidad. Aconseja a tus inquilinos que consulten los consejos de viaje nacionales antes de salir del país.

Cómo combaten el COVID-19 los espacios de coworking en todo el mundo

En esta sección puedes encontrar citas de espacios de coworking ubicados en diferentes países en todo el mundo. Descubre qué medidas toman para asegurar sus lugares de trabajo y sus miembros.

SparkPlus, Seúl (Corea del sur)

SPARKPLUS es una de las redes de espacios de coworking líderes en Seúl, Corea del sur. En la actualidad tienen varios miles de miembros en 12 sucursales. Ubicado en unas de las regiones que más ha sufrido por el coronavirus, sus consejos son invaluables para la comunidad de negocios de coworking.

Siendo una marca de coworking enfocada en los miembros y nuestro cliente respetado, SPARKPLUS implementa tecnologías avanzadas para automatizar y agilizar las rutinas comunes en sus ubicaciones. Sus miembros están usando activamente el sistema de reservas de salas de reuniones, el cual les permite realizar una reserva desde cualquier lugar sin contactar directamente a un mánager de la comunidad o venir al escritorio de recepción, lo cual reduce el riesgo de atrapar el virus.

Fotografía del escritorio de recepción en SPARKPLUS.

  • SPARKPLUS ha pedido a sus inquilinos que se abstengan de invitar a personas y detengan los eventos fuera de la empresa.
  • Es recomendado reemplazar las reuniones en espacios públicos con comunicaciones por correo electrónico.
  • El personal de limpieza desinfecta los bienes hasta cuatro veces al día con alcohol.
  • El centro dejó de organizar eventos o reuniones que ahora se realizan dentro por un tiempo.

Creative States, Kiev (Ucrania)

Creative States es una creciente red de coworking de espacios de trabajo flexibles, servicios operativos y de estilo de vida y eventos comunitarios. Ahora mismo tienen tres ubicaciones en Kiev que incluyen decenas de oficinas para equipos de 1-40 personas.

El área de la primera ubicación, ubicado en el piso 14 del centro de negocios ‘Senator’, tiene unos 2,100 metros cuadrados y su capacidad es de hasta 400 residentes.

Creative States no solo proporciona un espacio de negocio para sus residentes, tiene todas las instalaciones necesarias para que las personas se diviertan y florezcan. La red está usando la integración de andcards de comunicaciones y recepción de noticias de Stream activamente para mantener a sus miembros conectados y actualizados sobre todo lo que sucede en la comunidad, incluyendo las medidas de seguridad relacionadas con el COVID-19.

Las entradas de Creative States equipadas con cámaras de infrarrojos miden la temperatura corporal y alertan la fiebre.

  • Creative States canceló los eventos programados por clientes externos en las ubicaciones, además de las reuniones regulares de la comunidad.
  • Presentaron el modo de limpieza mejorada en todas las instalaciones. Todas las áreas comunes están siendo tratadas con desinfectantes. Incluyendo las manijas, las mesas, los monitores, los botones de los ascensores, etc.
  • Proporcionan mascarillas y desinfectantes con antisépticos para las manos en la recepción. Los desinfectantes están disponibles en todas las áreas comunes: cocina, bar, comedor, baños y cerca de la tableta de registro.
  • Monitorean a sus residentes y, si ven a alguien con señales obvias de enfermedad, les piden que se pongan una mascarilla y se vayan a casa. Para una identificación más precisa, ellos instalaron cámaras de imagen termal en las ubicaciones y usan termómetros sin contacto.
  • Piden a todos que usen desinfectantes al entrar a una ubicación.
  • Proporcionan información sobre cómo reconocer el coronavirus y preguntan si algún invitado visitó los países con casos registrados del COVID-19 durante el proceso de registro.
  • Informan a los residentes regularmente sobre las precauciones que deben seguir, las noticias del mundo y de Ucrania sobre el tema.

AreaTres, Buenos Aires (Argentina)

AreaTres es un ecosistema empresarial líder y una red de espacios de coworking en Buenos Aires. Aquí hay algunas cosas que hacen en AreaTres para reducir los riesgos de infección.

AreaTres colocó desinfectantes de manos y anuncios de higiene en lugares populares en el área de coworking.

  • Intensificaron las rutinas de limpieza, desinfectando continuamente todas las superficies.
  • Equiparon todas las áreas populares con desinfectantes de manos y manuales sobre cómo lavarse las manos.
  • Muestran información sobre cuidar la salud en todos los lugares.
  • Distribuyen manuales de seguridad a los miembros física y electrónicamente.

Ideas finales

Como dice el proverbio, la salud por encima de la riqueza. Espero que este artículo haya aportado varios detalles que te ayuden a proteger la salud de tus miembros y tu negocio de otro apocalipsis.

Las precauciones simples, el sentido común y la planificación pueden ocasionar una gran diferencia. Prepárate ahora y no le des el COVID-19 ninguna oportunidad de hacerse paso en tu comunidad.

Por favor ten en cuenta que se recomienda que el contacto personal se minimice o sea evitado, es de vital importancia estar conectado con tu comunidad de coworking y gestionar eficazmente tu lugar de trabajo sin comprometer la seguridad.

Si estás listo para compartir tus propios consejos sobre cómo proteger a tu comunidad y tu negocio de coworking del COVID-19, suelta tus ideas en los comentarios.

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Acerca de andcards

andcards es un software de gestión de coworking que hace que los espacios de coworking sean más atractivos y eficientes. Las aplicaciones móviles de marca andcards son apreciadas por miles de miembros y los gerentes de espacios de coworking por su simplicidad e intuitividad.