Consejos

Cómo automatizar el acceso a un espacio de coworking

Helga Moreno

Un exitoso y moderno negocio de coworking debe ser extremadamente flexible y orientado a los clientes. Las personas esperan que cumplas sus expectativas. Ellos quieren tener acceso a un espacio de coworking siempre que lo necesiten, es decir, 24/7.

Esto es comprensible, ya que los emprendedores cooperan con empresas de todo el mundo ubicadas en diferentes husos horarios. Necesitan participar en reuniones remotas, discusiones, negociaciones, etc. Estos eventos pueden realizarse en la tarde, temprano en la mañana o incluso en la noche. Algunas veces los horarios de trabajo son una locura.

La tecnología moderna puede ayudarte a resolver cada petición. Estamos hablando de una combinación de hardware y un software de coworking que proporciona acceso automático al espacio de coworking. Mantente atento a los clientes las 24 horas del día.

Beneficios del acceso al espacio de coworking automatizado

El sistema de control de acceso te trae varias ventajas a tu empresa de coworking.

  • Seguridad. Haz que tu espacio de coworking sea un lugar más seguro con el control de acceso. Limita la posibilidad de acceso a los extraños y haz que tu sala de reuniones sea incluso más cómoda para los clientes de paga.
  • Cultura. Presenta una cultura y disciplina de coworking específica. No admitir la entrada a miembros sin reservas avanzadas. No acceso a los miembros sin un pago previo.
  • Acceso 24/7. Proporciona a los miembros con la máxima comodidad de un acceso permanente. El mánager no tiene que estar presente todo el tiempo. Muestra a los coworkers lo mucho que confías en ellos.

Innovador control de acceso de coworking

Si valoras el tiempo y el esfuerzo, probablemente prefieras soluciones innovadoras que garanticen una experiencia perfecta tanto para el mánager como para el usuario.

Las soluciones integradas de hardware-software que funcionan con andcards son un buen ejemplo del enfoque contemporáneo al control de acceso. El software se integra con cerraduras inteligentes y lectores RFID para administrar eficientemente las entradas/salidas de las salas de reuniones. Se utiliza para espacios de coworking para automatizar las rutinas de administración, especialmente los procedimientos de reserva y el control de acceso a las salas de reuniones.

Ahorra mucho tiempo con las reservas de salas de reunión de 1 clic y el desbloqueo de puerta automático simple con una aplicación del teléfono. No necesitas configurar el software. Solo presiona el botón “desbloquear” en tu teléfono y accede. El procedimiento se vuelve muy simple. Funciona tanto para los coworkers como para los mánageres.

Para una mejor experiencia, es importante que te asegures de utilizar un sistema de control de acceso avanzado. Uno que proporcione características del futuro. Ten en cuenta que los sistemas de control de acceso anticuados vienen como un software separada distribuido por los proveedores de hardware. Este software no es lo suficientemente inteligente para administrar toda tu base de datos de clientes, así que tendrás que administrarlo por separado. Los procesos no son automatizados y esto ocasiona una mala experiencia al usuario y una mala ineficiencia operacional. A la larga resulta en una pérdida de dinero.

Tipos de sistemas de control de acceso modernos

Los sistemas de control de acceso varían en los tipos y en los niveles de complejidad. Aquí tenemos los que son usados en la industria de coworking para que consideras los pro y los contra.

Tarjetas de plástico

Esta es una típica tarjeta de plástico que contiene incrustado un chip de computadora, ya sea una memoria o un microprocesador. El chip está almacenando y transmitiendo datos que pertenece al valor, información o una combinación de ambos. Los datos son almacenados y procesados dentro del chip de la tarjeta. Los datos de la tarjeta son transmitidos mediante un lector, el componente externo del sistema de computadora de seguridad de tarjetas inteligentes.

  • Pros: Una tarjeta de plástico entra en una billetera. El hardware es barato. Las tarjetas trabajan sin una conexión a internet.
  • Contras: Fácil de olvidar o de extraviar. Una tarjeta puede ser pasada a otra persona.

Las tarjetas de plástico son una solución óptima de control de acceso para el espacio de coworking de la actualidad. No te asustes de los costos, ya que nadie dice que debes distribuir las tarjetas gratis. Véndelas para compensar la inversión.

BLE de teléfonos inteligentes

Un sistema avanzado que proporciona múltiples formas de desbloquear una puerta utilizando el teléfono. Una vez que hayas descargado y configurado el app, el teléfono está listo para abrir la puerta. El sistema desbloquea la puerta siempre y cuando el app está funcionando y tu teléfono se encuentre cerca del lector.

  • Pros: Usar un teléfono como llave luce genial. El sistema funciona sin conexión a internet. Además, los usuarios no suelen pasar sus teléfonos a otras personas.
  • Contras: Hardware de cerradura de puertas más caros. El sistema no funciona sin Bluetooth. El usuario no podrá entrar si su teléfono tiene baja batería. El sistema es difícil de integrar con todos los software de coworking debidos a problemas de compatibilidad.

Por favor ten en cuenta que si este sistema de control de acceso no funciona a la perfección, el usuario seguramente culpará al mánager sin importar la verdadera razón. Por eso no podemos recomendar el sistema.

Teléfonos basados en la nube

Con este tipo de sistema de control de acceso móvil, todos los datos de acceso son almacenados en la nube por proveedores de soluciones especializados.

  • Pros: El usuario puede desbloquear desde cualquier lugar simplemente con presionar el botón en su teléfono inteligente. Los usuarios no suelen pasar sus teléfonos a otras personas. El sistema es fácil de integrar con cualquier software.
  • Contras: Necesitas una conexión a internet para desbloquear la puerta. Si la batería del teléfono es baja estarás en problemas. La solución es algo cara, ya que cada puerta debe estar conectada al internet.

Código Pin

Los teclados en las cerraduras de puertas pueden ser más familiares para todos. En su modo más simple, un teclado es un conjunto de botones con todos los números y un par de símbolos. Para desbloquear la puerta debes introducir una combinación correcta de números, un código pin.

  • Pros: Las cerraduras suelen ser más baratas. El sistema es simple, familiar y comprensible.
  • Contras: A las personas no les gusta las contraseñas. Difícil de automatizar porque las puertas no están conectadas a un mismo sistema, cada cerradura es independiente.

QR o código de barras

Los códigos QR son cuadrados negros y blancos de información digital que llevan al usuario a una app o página web en sus teléfonos. Pueden ser utilizados como credenciales virtuales en vez de las tradicionales tarjetas de plástico. Los códigos QR tienen una reputación muy controversial.

  • Pros: Versatilidad, conectividad online y offline, rastreabilidad, rentabilidad, atractivo visual y branding.
  • Contras: Falta de soporte nativo, la dificultar de escanear en entornos de bajo brillo.

Parece que los códigos QR son la peor opción para la implementación de control de acceso. No son confiables. La tecnología debería funcionar de esta forma – el software genera un código QR para la puerta y los usuarios acceden a la sala simplemente colocando las pantallas de sus teléfonos inteligentes cerca del lector de QR/código de barras. Sin embargo, en la vida real, incluso un bajo brillo en la pantalla puede prevenir que esta tecnología funcione apropiadamente. Todos han pasado por una experiencia frustrante en Starbucks intentando escanear la membresía muchas veces hasta que funcionara.

Cómo escoger la mejor solución de control de acceso para tus necesidades en tu espacio de coworking

La mejor respuesta es – haz un listado con tus requerimientos específicos antes de escoger entre los diferentes sistemas de control de acceso disponibles en el mercado.

Muchas organizaciones prefieren transferir sus aplicaciones y procesos de negocio a la nube. Esta es la tendencia actual por varias razones. Sin embargo, tienes que pensar muy bien si un despliegue en la nube o una solución local tiene más sentido para tu ciberseguridad.

Beneficios clave para una solución de seguridad basada en la nube

Son similares a los beneficios que atraen a negocios a cualquier otra solución en la nube:

  • Despliegue fácil,
  • Mantenimiento fácil,
  • Escalabilidad,
  • Rendimiento,
  • Rentabilidad, y la lista sigue.

Nube vs. Local

La seguridad en la nube no es una solución universal. No se adapta a todas las organizaciones. Los emprendedores consideran los niveles de comodidad además de las políticas internas y externas al tomar esta decisión. Por ejemplo, una solución local puede ser la mejor opción en el caso de que haya problemas de cumplimiento.

Algunas veces la mejor respuesta es realizar una mezcla de soluciones de seguridad locales y en la nube. Si este es tu caso, busca proveedores con ofertas diversas que proporcionen a la organización la flexibilidad para hacer cambios cuando sea necesario. Probablemente necesites una solución que escale rápido, es decir, que solo lo local sea relevante. Pero es posible que luego necesites la agilidad que te ofrece una solución basada en la nube.

En resumen, la clave es encontrar una solución de seguridad que te proporcione la misma experiencia y acceso perfecto para continuar monitoreando los resultados ya sea una solución en la nube o local.

Los proveedores de sistemas de control de acceso más populares para los espacios de Coworking

Es difícil perderse en la búsqueda de un proveedor decente de sistema de control de acceso si eres nuevo en el tema. Intentaremos ayudarte.

  • Quizás quieras considerar Kisi, la cual es ideal si no quieres servidores y solo quieres una solución en la nube. Ellos ofrecen el sistema de control de acceso sin llaves más popular. Es simple y fácil de usar para las empresas. Puedes darles a tus coworkers la flexibilidad para desbloquear puertas con sus teléfonos o puedes hacer las tarjetas tradicionales. Todo esto viene con el beneficio de la gestión en la nube para los administradores.
  • Échale un vistazo a Salto o Clay, los cuales son mejores si quieres tener servidores y hardware locales. La plataforma de bloqueo de Clay permite a los mánageres de los espacios de coworking controlar centralmente y automatizar para ofrecer una experiencia conveniente y exclusiva mientras se reduce los gastos.
  • Tapkey ofrece otra solución accesible que convierte cualquier cerradura en una cerradura inteligente. Puede ser utilizada incluso si ya tienes cerraduras instaladas. La tecnología de acceso de Tapkey permite registrar nuevas cerraduras inteligentes y realizar actualizaciones de firmware directamente desde su propia app, emitir llaves digitales, otorgar y restringir el acceso móvil añadiendo las direcciones de correo electrónico de los nuevos destinatarios, leer transpondedores NFC, programar transpondedores NFC como las etiquetas, tarjetas o pulseras directamente desde el app, abrir cerraduras inteligentes con teléfonos Android e iPhones y ver cualquier actividad de acceso que haya ocurrido.

Vendedores locales

Si prefieres tratar con vendedores locales, ten en cuenta que a menudo no te ofrecerán ninguna API o integraciones exóticas. Incluso si sus soluciones pueden ser integradas con tu propio software personalizado, a largo plazo vas a sentirte decepcionado por su comportamiento de “vender y olvidar”. Además, el mantenimiento continúo puede resultar costoso. En un par de años podrías estar pagando más porque tu sistema está obsoleto.

Entonces, ¿cómo evitar las trampas al momento de automatizar tu espacio de coworking? Es fácil, escoger primero el software de coworking porque lo estarás utilizando todo el tiempo. Revisa si tu software de espacio de coworking soporta integraciones. Revisa la lista de hardware recomendados por el proveedor de software de coworking. A menudo están asociados con hardware ACS y pueden recomendarte un buen trato.

Para concluir

En la actualidad, en la edad madura del coworking cuando la industria se vuelve más competitiva, solo los inteligentes y los innovadores mantienen el liderazgo. Aquí es donde el sistema de control de acceso automatizado de última generación puede marcar la diferencia. Hace que tu espacio de coworking sea inteligente. Pavimenta el camino para el desarrollo del negocio reduciendo costos y garantizando la seguridad a largo plazo.

Para resumir, el propósito de automatizar el acceso a un espacio de coworking es para proporcionar acceso rápido y conveniente para las personas autorizadas y al mismo tiempo, restringir el acceso a las personas no autorizadas. Y ahora sabes cuáles son las opciones disponibles y cómo implementarlas en un espacio particular de coworking.

¿Preguntas? ¡Contáctate con nuestro equipo y estaremos felices de conversar contigo!

Novedades del blog de andcards

Acerca de andcards

andcards es un software de gestión de coworking que hace que los espacios de coworking sean más atractivos y eficientes. Las aplicaciones móviles de marca andcards son apreciadas por miles de miembros y los gerentes de espacios de coworking por su simplicidad e intuitividad.