Gestión de membresía en un espacio de coworking

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¿Cuáles son las rutinas más comunes que tienes que realizar cada día en tu espacio de coworking? Probablemente sea la gestión de membresías y las reservas de salas de reuniones. Ya hemos discutido cómo optimizar las reservas. Este artículo tiene como objetivo hablar de la optimización de la gestión de tus miembros.

Aquí tenemos una lista breve sobre los desafíos que enfrenta cada dueño/mánager de un coworking:**

¿Me he olvidado de algo? Puedes añadir tus puntos en los comentarios. Y ahora vamos a revisar cómo andcards ayuda a automatizar y minimizar esta tediosa rutina para ti.


Disponibilidad de plan de membresía

Cada vez que un cliente aparezca en la puerta de tu espacio de coworking, necesitas revisar qué asientos/salas están disponibles. Si el espacio de coworking es muy pequeño y eres la única persona administrándolo, probablemente podrías memorizarlo. Sin embargo, esto no es una solución en la mayoría de los casos.

Es mejor no depender por completo de la memoria. El cerebro humano funciona igual a una computadora, pero se puede distraer con facilidad. Algunas veces estamos muy felices como para concentrarnos, algunas veces estamos tristes o ansiosos. Tu negocio no puede depender de tu ánimo, salud, emociones, etc. Estoy seguro de que entiendes el mensaje.

Vamos a ver un par de formas comunes para liberar el celebro de un emprendedor de información extra.

La confiable tabla de Excel

La solución más común es tener un archivo Excel con una lista de planes y poder revisar los planes de membresía ahí. Esto es bueno ya que es gratis, pero requiere mucho trabajo manual.

Pros:

Cons:

App moderna de gestión de membresía

Una app de gestión ayuda a organizar todas las suscripciones a membresías de una forma sencilla

Hay varias soluciones existentes en el mercado para ayudar a resolver este problema, sin embargo, en muchos casos son muy complicadas. El sistema de membresías de andcards es una gran opción para ti. Es gratis y automatiza todas las rutinas. Se enfoca en los espacios de coworking y ayuda a automatizar jogtrot, en vez de proporcionarte una herramienta de gestión.

Aquí tenemos algunas de las ventajas que recibirás con el software.

Pros:

Cons:

Mantener organizado el directorio de miembros

Un aspecto muy importante de la gestión de comunidad de coworking es mantener un directorio organizado de membresías. A primera vista esto puede parecer una tarea trivial que no requiere nada más complejo que una simple hoja de cálculo. Pero si miras más de cerca, hay algo que llamamos el “efecto de la bola de nieve” – acumular trabajo según la cantidad de miembros. Es cierto, si tienes solo 10 miembros, incluso puedes utilizar un bloc de notas para seguir a tus miembros. ¿Pero qué pasa si tienes cientos? Entonces necesitarás un sistema que te ayudará a:

El directorio de membresía ayuda a los mánageres a ver todo a la vista

Los sistemas como andcards tienen un directorio de gestión de miembros incorporado con todas las características mencionadas además de los planes de membresía.

Facturando a clientes

Dependiendo del país, enviar y registrar facturas puede ser algo requerido por el gobierno. Se debe prestar mucha atención a esto en Europa. Por ejemplo, ¡en Polonia es obligatorio guardar facturas por 10 años!

El software de coworking usualmente permite al mánager generar facturas automáticamente cada mes y les recuerda a los usuarios que deben pagar. Unido a un sistema de pago, un enorme botón verde de “Pagar” ayudará definitivamente a los miembros a reducir su esfuerzo por pagar.

Recibiendo pagos

Los pagos para una membresía de coworking han sido una tendencia creciente recientemente. Hay varias formas de recibir pagos de tus clientes:

Transferencias bancarias

Esta es la forma anticuada y probablemente la más trabajosa.

Pros:

Contras:

Terminal POS

Para algunos países como Corea del Sur, es una práctica común tener un terminal de venta en el escritorio frontal.

Pros:

Contras:

Si no tienes otra opción que usar transferencias bancarias o un terminal POS, puedes rastrear el estado de pago fácilmente usando un software de coworking como andcards.

Los mánageres pueden marcar las transacciones como pagadas o no pagadas dependiendo del estado de recepción del pago

Pagos por app

Esta es la forma más simple de manejar los pagos, tanto para los administradores como para los miembros.

Pros:

Contras:

Los beneficios de los pagos por app superan por creces todos los contras, así que más y más espacios de coworking están decidiendo integrar los pagos.

Conclusiones

Si eres uno de esos emprendedores de mente abierta que se acostumbraron a utilizar solo las tecnologías más innovadoras, la información que te acabamos de dar aumentará considerablemente la experiencia del usuario en tu espacio y le dará algo de tiempo libre al mánager de la comunidad, tiempo que pueden utilizar para mejorar la calidad de los servicios proporcionados e incentivar la colaboración.

¿Cómo gestionas las membresías? ¿Qué software utilizas para eso? ¿Es un software dedicado al coworking o una hoja de cálculo? Por favor comparte tus conocimientos con la comunidad.

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