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Gestión de membresía en un espacio de coworking

Ross Khanas

¿Cuáles son las rutinas más comunes que tienes que realizar cada día en tu espacio de coworking? Probablemente sea la gestión de membresías y las reservas de salas de reuniones. Ya hemos discutido cómo optimizar las reservas. Este artículo tiene como objetivo hablar de la optimización de la gestión de tus miembros.

Aquí tenemos una lista breve sobre los desafíos que enfrenta cada dueño/mánager de un coworking:**

  • Saber lo que está disponible: Qué asientos están disponibles y pueden ser vendidos.
  • Mantener la información de todos los clientes organizada en una ubicación central.
  • Facturar regularmente a los clientes y hacer que paguen con una factura.
  • Rastrear si los miembros han pagado los servicios.
  • Rastrear las reservas y el uso de las horas gratuitas.
  • Habilitar el acceso a miembros al espacio.

¿Me he olvidado de algo? Puedes añadir tus puntos en los comentarios. Y ahora vamos a revisar cómo andcards ayuda a automatizar y minimizar esta tediosa rutina para ti.


Disponibilidad de plan de membresía

Cada vez que un cliente aparezca en la puerta de tu espacio de coworking, necesitas revisar qué asientos/salas están disponibles. Si el espacio de coworking es muy pequeño y eres la única persona administrándolo, probablemente podrías memorizarlo. Sin embargo, esto no es una solución en la mayoría de los casos.

Es mejor no depender por completo de la memoria. El cerebro humano funciona igual a una computadora, pero se puede distraer con facilidad. Algunas veces estamos muy felices como para concentrarnos, algunas veces estamos tristes o ansiosos. Tu negocio no puede depender de tu ánimo, salud, emociones, etc. Estoy seguro de que entiendes el mensaje.

Vamos a ver un par de formas comunes para liberar el celebro de un emprendedor de información extra.

La confiable tabla de Excel

La solución más común es tener un archivo Excel con una lista de planes y poder revisar los planes de membresía ahí. Esto es bueno ya que es gratis, pero requiere mucho trabajo manual.

Pros:

  • No requiere que se instale ningún software adicional.

Cons:

  • Las tablas de Excel pueden complicarse y resultar anticuadas.
  • La información de los planes de membresía está separada de los miembros.
  • Todo debe realizarse de forma manual.

App moderna de gestión de membresía

Una app de gestión ayuda a organizar todas las suscripciones a membresías de una forma sencilla

Hay varias soluciones existentes en el mercado para ayudar a resolver este problema, sin embargo, en muchos casos son muy complicadas. El sistema de membresías de andcards es una gran opción para ti. Es gratis y automatiza todas las rutinas. Se enfoca en los espacios de coworking y ayuda a automatizar jogtrot, en vez de proporcionarte una herramienta de gestión.

Aquí tenemos algunas de las ventajas que recibirás con el software.

Pros:

  • Puedes usar el directorio de membresías.
  • Interfaz limpia y una buena experiencia para el usuario.
  • Automatización de tareas clave: unión de miembros, reservas, facturas y pagos.
  • Fácil acceso a historial y estadísticas. Comprender cómo los miembros usan el espacio es crucial para mantenerlos felices.
  • Apps móviles completamente funcionales permiten a los mánageres chequear a los miembros.
  • Posibilidad de integración con sistemas de control de acceso.

Cons:

Mantener organizado el directorio de miembros

Un aspecto muy importante de la gestión de comunidad de coworking es mantener un directorio organizado de membresías. A primera vista esto puede parecer una tarea trivial que no requiere nada más complejo que una simple hoja de cálculo. Pero si miras más de cerca, hay algo que llamamos el “efecto de la bola de nieve” – acumular trabajo según la cantidad de miembros. Es cierto, si tienes solo 10 miembros, incluso puedes utilizar un bloc de notas para seguir a tus miembros. ¿Pero qué pasa si tienes cientos? Entonces necesitarás un sistema que te ayudará a:

  • Invitar y mantener a todos los miembros en un mismo directorio.
  • Ver los planes de los miembros: fecha inicial, precio, créditos de horas gratuitas.
  • Obtener el historial de reserva de salas de reuniones para comprender cómo usan el espacio los miembros. Si los miembros no utilizan las horas gratuitas que les das, probablemente es momento de relacionarte con ellos de forma más activa.
  • Conocer los estados de pago, historiales y facturas anteriores.

El directorio de membresía ayuda a los mánageres a ver todo a la vista

Los sistemas como andcards tienen un directorio de gestión de miembros incorporado con todas las características mencionadas además de los planes de membresía.

Facturando a clientes

Dependiendo del país, enviar y registrar facturas puede ser algo requerido por el gobierno. Se debe prestar mucha atención a esto en Europa. Por ejemplo, ¡en Polonia es obligatorio guardar facturas por 10 años!

El software de coworking usualmente permite al mánager generar facturas automáticamente cada mes y les recuerda a los usuarios que deben pagar. Unido a un sistema de pago, un enorme botón verde de “Pagar” ayudará definitivamente a los miembros a reducir su esfuerzo por pagar.

Recibiendo pagos

Los pagos para una membresía de coworking han sido una tendencia creciente recientemente. Hay varias formas de recibir pagos de tus clientes:

  • Transferencias bancarias
  • Terminal POS en el escritorio frontal
  • Pagos en línea con el app

Transferencias bancarias

Esta es la forma anticuada y probablemente la más trabajosa.

Pros:

  • Bajas comisiones (Usualmente es gratis).

Contras:

  • Tendrás que perseguir y recordar continuamente a los miembros que transfieran el dinero.
  • Mucho esfuerzo: los miembros necesitan pedir a su banco que transfieran el dinero (en línea o visitando un local).
  • No es regular, ya que no puedes cobrarles a sus cuentas de forma remota.
  • Los administradores necesitan revisar manualmente si alguien ha pagado y usar un sistema especial de gestión de membresías para rastrear eso.

Terminal POS

Para algunos países como Corea del Sur, es una práctica común tener un terminal de venta en el escritorio frontal.

Pros:

  • Tarifas moderadas (Usualmente <1%)
  • Los miembros pueden pagar en cualquier momento por cualquier servicio.

Contras:

  • El cliente tiene que estar físicamente presente para poder pagar.
  • Mucho rastreo y revisiones manuales similares a las transferencias bancarias.
  • Los terminales pueden ser poco confiables, a menudo se rompen o tienen baja señal.

Si no tienes otra opción que usar transferencias bancarias o un terminal POS, puedes rastrear el estado de pago fácilmente usando un software de coworking como andcards.

Los mánageres pueden marcar las transacciones como pagadas o no pagadas dependiendo del estado de recepción del pago

Pagos por app

Esta es la forma más simple de manejar los pagos, tanto para los administradores como para los miembros.

Pros:

  • Los administradores no necesitan recolectar pagos manualmente – los miembros pueden pagar directamente ellos mismos. Los administradores no tienen que estar presentes para que los miembros paguen.
  • Los pagos se realizan sin esfuerzo alguno.
  • Los pagos se cobran automáticamente de la misma forma que suscripciones como Netflix.
  • La información se pasa automáticamente al sistema de gestión de membresías, así que no necesitas rastrear nada manualmente.
  • El app recuerda automáticamente a los miembros para que paguen sus recibos sin pagar.
  • El estatus de “pagado” automático está integrado con un sistema de control de acceso que permite la completa automatización del negocio.
  • El que no esté involucrado un administrador significa que no habrá errores humanos, menos devoluciones y menos pérdidas.

Contras:

  • Comisiones relativamente altas (usualmente 2-4%).

Los beneficios de los pagos por app superan por creces todos los contras, así que más y más espacios de coworking están decidiendo integrar los pagos.

Conclusiones

Si eres uno de esos emprendedores de mente abierta que se acostumbraron a utilizar solo las tecnologías más innovadoras, la información que te acabamos de dar aumentará considerablemente la experiencia del usuario en tu espacio y le dará algo de tiempo libre al mánager de la comunidad, tiempo que pueden utilizar para mejorar la calidad de los servicios proporcionados e incentivar la colaboración.

¿Cómo gestionas las membresías? ¿Qué software utilizas para eso? ¿Es un software dedicado al coworking o una hoja de cálculo? Por favor comparte tus conocimientos con la comunidad.

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Acerca de andcards

andcards es un software de gestión de coworking que hace que los espacios de coworking sean más atractivos y eficientes. Las aplicaciones móviles de marca andcards son apreciadas por miles de miembros y los gerentes de espacios de coworking por su simplicidad e intuitividad.