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Créditos de salas de reuniones en un espacio de coworking

Helga Moreno

A menudo, los espacios de coworking proporcionan salas de reuniones gratis. Esto es un buen truco de marketing, ya que nada endulza más que un regalo. Las horas gratis en salas de reuniones pueden servir como un tipo de recompensa para los suscriptores de coworking. Esta práctica añade valor a los planes de membresía y a la comunidad de coworking.

Sin embargo, este lujo definitivamente amado por los miembros tiene su lado negativo. Resulta en muchos dolores de cabeza para los mánageres de espacios de coworking, ya que tienen que lidiar con los problemas causados por esta generosa oferta.

Cómo permanecer en el lado bueno del negocio de coworking

Los miembros no aprecian el valor de las llamadas horas gratis. Cada cierto tiempo realizan una reservación y simplemente no la utilizan porque es algo gratis e ilimitado. Anteriormente cubrimos el tema de automatizar la reserva de salas de reuniones en un espacio de coworking en el cual presentamos el sistema de créditos. El sistema de créditos para las salas de reuniones ayuda a controlar la situación e incluso añadir algunos elementos divertidos de gamificación al proceso de reserva de un espacio de reuniones.

Detienes la recompensa de horas gratis a los suscriptores de coworking y en vez de eso les das créditos para reservar espacios de reuniones. Cuando los miembros pagan la reservación con créditos, ellos se dan cuenta que el servicio no es ilimitado y comienzan a apreciar más las horas gratis y usan los créditos de salas de reuniones solo cuando de verdad necesitan reservar un espacio de coworking. Además, aprender a usar los créditos lleva a los miembros a desarrollar un tipo de juego, ya que los créditos aparecen como un emoji.

Beneficios de usar el sistema de créditos de salas de reuniones

Aquí tenemos algunos problemas comunes resueltos por el sistema:

  • Reservas abandonadas. Los miembros reservan las habitaciones y luego no las utilizan nunca. Puede que se olviden de la reserva ya que se percibe como algo gratis e ilimitado y nada valioso.
  • Muchas reservas. Algunos miembros reservan toda la habitación para ellos día a día. Ellos no piensan si de verdad necesitan todo este espacio, ni tampoco piensan sobre otros coworkers.
  • Perdida de oportunidades de monetización: No falta decir que en los casos descritos arriba tu negocio de espacio de coworking está perdiendo dinero. El espacio de reuniones permanece vacío debido al sistema poco ideal de reserva de horas gratis cuando podría estar siendo utilizado por clientes pago.

El sistema de créditos resuelve todos los problemas listados y contribuye al buen funcionamiento de tu negocio de espacio de coworking.

  • Reduce las reservas abandonadas ya que los miembros tienen un recurso limitado. Lo consideran valioso en vez de las horas gratis ilimitadas. Además, el sistema recuerda a los miembros sobre las próximas reservas con notificaciones, así que es imposible que olviden una reserva.
  • Aumenta la apreciación de los miembros por los servicios proporcionados. Una persona gasta créditos para reservar una sala de reuniones. Ellos comprenden sin problemas que esto es un servicio pagado y cuál es el valor.
  • Elimina las reservas de más. Los miembros tienen un número limitado de créditos. No pueden gastar más créditos de los que tienen.
  • Funciona como un dato adicional para atraer nuevos miembros. Puedes negociar el número de créditos en vez de hacer un descuento cuando intentes vender una suscripción a un posible cliente.
  • Ayuda a ganar más dinero. El sistema de créditos puede integrarse sin problemas con pagos de tarjeta. Todas las opciones de pago aparecerán en la misma página. Esto permite a los miembros usar una tarjeta cuando se les acaben los créditos.
  • El sistema es extremadamente fácil de instalar y utilizar. Los miembros lo encuentran intuitivo.

Qué son los créditos de salas de reuniones

Los créditos son una versión avanzada de las horas gratuitas para reservar salas de reuniones. Aparecen con la forma de emoji: ⭐️, 💎 o 🍑. Esto es divertido, fácil de comprender y ofrece gran flexibilidad para diferenciar las salas de reuniones. En el andcards, los créditos de salas de reuniones son usados para las reservas. Por ejemplo, si una sala de reunión cuesta una ⭐️ por hora, los miembros pueden gastar 0.5 ⭐️ para reservar una sala de reuniones por 30 minutos, 1⭐️ para reservar 1 hora, 2⭐️ para reservar 2 horas, etc.

Cómo obtener créditos de salas de reuniones

Existen tres formas de obtener créditos

  • Suscribirse a un plan de membresía individual mensual. En este caso, los créditos se entregan automáticamente y expiran al final del mes/ duración de la suscripción.
  • Únete a un equipo con un plan de membresía y utiliza una cuenta de créditos compartidos. Obtendrás acceso a la cuenta de créditos compartidos del equipo que pueden ser usados para reservar.
  • Pide a un administrador o moderador (community manager) que añada manualmente créditos a tu cuenta. Estos créditos no van a expirar. Podrás usarlos incluso después de que termine tu suscripción.

El administrador puede dar o cobrar créditos en el Directorio

Tipos de créditos de salas de reuniones

Los créditos pueden ser clasificados por su periodo de validez y por sus dueños.

Hay dos tipos de créditos de miembros determinados por el periodo de validez:

  • Créditos permanentes. Los créditos de este tipo no expiran nunca. Permanecen válidos incluso después de que le periodo de la membresía termine. Los miembros pueden usarlos en cualquier momento, incluso si deciden regresar después de algunos meses. Los créditos permanentes son añadidos manualmente por un administrador o moderador.
  • Créditos temporales. Los créditos de este tipo son recibidos automáticamente cuando se compra un plan de membresía. Expiran al final del mes o al final de la suscripción. andcards muestra cuántos créditos van a expirar en el indicador de balance de créditos.

Los créditos de los miembros también se dividen según sus dueños:

  • Créditos personales. Visibles solo para miembros individuales. Los miembros pueden gastarlos libremente y ver el historial del balance.
  • Créditos del equipo. Una característica increíble cuando las horas gratis son compartidas por los miembros del equipo. Funciona similar a los créditos personales.

Los miembros escogen entre créditos personales o de equipo cuando reservan una habitación

Cómo organizar los créditos de salones de reuniones

Primero necesitas habilitar el sistema

  1. Abre Configuraciones del espacio de trabajo / Reservas
  2. Encuentra “Sistema de créditos” y enciéndelo.
  3. Selecciona “Guardar” en el extremo derecho superior. El sistema de créditos de salones de reuniones está activado.

El administrador puede habilitar el sistema de créditos en Configuraciones

Consejo profesional: Los créditos se muestran como emoji. El emoji predeterminado es la ⭐️. Si quieres añadirle un toque personal y jugar un poco con tu espacio, personaliza tu símbolo con cualquier otro emoji. Por ejemplo, nuestros clientes usan 🌿, ☀️, 👑. Puedes contactar a soporte y pedir un emoji personalizado.

Luego, necesitas colocar los precios de los salones de reuniones en créditos. Puedes colocar diferentes precios de créditos para las salas de reuniones de diferentes tamaños. Esto tiene sentido, ya que los costos de mantenimiento de una hora en una sala para cuatro personas y una hora en una sala para 20 personas no son los mismos. Puedes cobrar más créditos por reservas de salas más grandes para optimizar el balance de gastos y ganancias.

Las salas de reuniones pueden tener diferente precio en créditos.

Cómo dar créditos de sala de reuniones

Los créditos se pueden dar manual o automáticamente.

Para dar créditos manualmente el administrador necesita abrir el perfil del usuario o del equipo en la página de Directorio, luego navegar hasta la sección de Créditos y encontrar los botones +/- para dar/cobrar créditos.

La forma automatizada de dar créditos te ahorrará tiempo. Cuando un administrador crea planes de membresía de coworking, pueden indicar el número de créditos incluidos en ese plan. Por ejemplo, pueden especificar que un mes de fixed desk viene con 30 ⭐️. Cuando un miembro obtiene este plan, ellos reciben automáticamente estos créditos temporales. Esos créditos expiran al final del periodo de la suscripción. Esto permite al 100% la distribución automatizada de créditos, desde la recepción al uso, algo que ahorra mucho tiempo.

Consejo profesional: Puedes usar los créditos como algo adicional al negociar contratos con posibles clientes. Por ejemplo, en vez de dar un descuento, puedes ofrecer más créditos. Esta es una herramienta flexible que te puede ayudar a ganar más.

Cómo usar los créditos de salas de reuniones

Reservas de sucursal local

En la sucursal local, los miembros pueden utilizar los créditos para reservar espacios de reunión. Abren el app, navegan hasta Reservas, seleccionan una sala y luego escogen el método de pago. Los créditos aparecen como uno de los métodos de pago. Es muy conveniente ya que los miembros pueden reservar en cualquier momento sin importar su ubicación actual.

Reserva entre sucursales**

Los miembros pueden usar los créditos para reservar habitaciones en otras sucursales de la red del espacio de coworking. Para permitir la reserva entre sucursales se tiene que ir a Configuración / Reservas. Por ejemplo, si la tolerancia es 50% y un miembro tiene 40 ⭐️, entonces solo 20 ⭐️ estarán disponibles para otras sucursales. Esta tolerancia se aplica para darle prioridad para reservar habitaciones a los miembros de esa sucursal.

Los miembros de una sucursal pueden reservar habitaciones en otra sucursal

Reembolsos de reservas

Los reembolsos se entregan de forma automática. La política del espacio de trabajo es amigable. No se aplican tarifas escondidas. Todos los créditos son reembolsados si una reserva es eliminada antes de que comience. En otras palabras, si un miembro cancela la reserva antes de que comience, el 100% es reembolsado. No se entrega ningún reembolso si un miembro la candela después de que haya comenzado la reserva.

¿Se te acabaron los créditos? ¡Paga con una tarjeta de crédito/débito!

Si a un miembro se le acaban los créditos, puedes proporcionar un método de pago alternativo que también te ayudará a ganar más: pagos instantáneos con tarjeta de débito/crédito en el app. La opción aparece justo al lado de créditos y si un miembro se queda sin créditos, pueden seleccionar la opción para reservar una habitación, andcards soporta Stripe y otros métodos de pago.

Consejo profesional: Si los pagos con tarjeta no están disponibles en tu país, puedes vender créditos como un tipo de cuenta prepago de reserva de habitaciones. Tus miembros pueden “reponer” su cuenta de crédito y reservar habitaciones cuando quieran.

En conclusión

Acabamos de discutir los beneficios principales de la introducción de los créditos de salones de reuniones. El sistema de créditos puede potenciar notablemente las ganancias de tu negocio de coworking y traer algo de orden a tu flujo de trabajo. Además, es una forma de facilitarle la vida a los mánageres del espacio de coworking. Ya no tendrás que lidiar con reservas abandonadas o reservas de más.

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Acerca de andcards

andcards es un software de gestión de coworking que hace que los espacios de coworking sean más atractivos y eficientes. Las aplicaciones móviles de marca andcards son apreciadas por miles de miembros y los gerentes de espacios de coworking por su simplicidad e intuitividad.